Digitalisierung von Verwaltungen

Verwaltungsprozesse digital abbilden

Schneller und effektiver arbeiten

Die digitale Revolution

Anfang der 1980er Jahre leitete das Konzept des New Public Management eine zweite Innovationswelle in den Verwaltungen ein. Dieses war vor allem von betriebswirtschaftlichen Herangehensweisen wie Leistungs- und Wirkungszielen geprägt.

In den letzten Jahren hat sich dieser Ansatz vor allem hin zu einem neuen Dienstleistungsverständnis der Verwaltungen entwickelt.

Verwaltungen agieren serviceorientierter und sehen den Bürger, nicht nur verbal, immer mehr als Kunden und sich als Anbieter spezieller Services an. Dieses kunden- und serviceorientierte Denken und Agieren steht jedoch aufgrund der zunehmenden Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft unter prozessualem und technischem Anpassungsdruck.

Mitarbeiter und Bürger sind aus ihrem Alltag meist einen höheren Grad von Digitalisierung und webbasierten Anwendungen gewohnt als dies bisher in Verwaltungen flächendeckend der Fall ist. Wir möchten Sie beim Prozess der Digitalisierung durch unser Fachwissen, unsere Erfahrung und digitalen Produktlösungen begleiten und unterstützen.

„Die digitale Revolution wirkt in der Gesellschaft und Wirtschaft gleichermaßen und sie tut es mit steigender Geschwindigkeit. Der Anpassungsdruck auf die öffentliche Verwaltung, die grösstenteils noch auf Papierverkehr und persönlichen Kontakt setzt, ist entsprechend. […] Es geht um nichts weniger als einen umfassenden, datenbasierten Transformationsprozess der Verwaltung.“

Ueli Maurer, ZHAW School of Management and Law (Hrsg.), in Verwaltung Eine Studie des Institutes für Verwaltungs-Management (IVM) und KPMG Schweiz Caroline Brüesch, Alexander Mertes, Martina Flick Witzig, Marc-André Giger, Markus Steinbrecher, S. 1.

Wichtige Ziele der Digitalisierung von Verwaltungen und sozialen bzw. staatlichen Trägern

  • einfaches Miteinander analoger und digitaler Prozesse
  • Stärkung des öffentlichen Gemeinwohls
  • Dienstleistungen in Zusammenarbeit mit Bürgern bzw. Gesellschaft und Wirtschaft gemeinsam gestalten
  • Erhöhung der Akzeptanz staatlicher Tätigkeit respektive Legitimität
  • Beschränkte personelle und finanzielle Ressourcen wirkungsvoll und nachhaltig einsetzen

„Die digitale Vernetzung der Verwaltungsprozesse dient der Steigerung der Effizienz und Effektivität der Verwaltung und generiert einen Mehrwert für Gesellschaft und Wirtschaft. Die mittels Automatisierung standardisierter Prozesse gewonnenen Ressourcen sind für das veränderte Aufgabenspektrum der Verwaltung nachhaltig und zugunsten der Gesellschaft und Wirtschaft einzusetzen.“

ZHAW School of Management and Law (Hrsg.), in Verwaltung Eine Studie des Institutes für Verwaltungs-Management (IVM) und KPMG Schweiz Caroline Brüesch, Alexander Mertes, Martina Flick Witzig, Marc-André Giger, Markus Steinbrecher, S. 5.
weiterentwicklung

Sicherheiten und Möglichkeiten

  • Aufgrund von Erfahrungen aus unseren bestehenden Partnerschaften in Verwaltungen, kennen wir sowohl die Abläufe als auch die Bedürfnisse in diesem Bereich und wissen bspw. um die Besonderheiten bei Entscheidungsfindung als auch Umsetzung solcher Projekte.
  • Anwendungen sofort und ohne Installationsaufwand bspw. auch als Lösung für Home-Office einsetzbar – digitaler Arbeitsplatz
  • Hohe Zeitersparnis (bei Verwaltungen und sozialen Trägern im Schnitt 20%) durch, Planungsoptimierung, Fehlerminimierung und Anbindung an bestehende Systeme
  • schnelle und individuelle Anpassung an Ihre Wünsche und Bedürfnisse aufgrund firmeneigener Software
  • Höchste Sicherheitsstandards in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit
  • frei definierbare Zugriffsberechtigung
  • Stufenweise und zeitversetzte Einführung der gewünschten Module bzw. Anwendungen möglich
  • DSGVO konforme Lösungen
  • gehostet in deutschen Rechenzentren

Vorteile der Verwaltung

  • Anbindung an bestehende Systeme durch eine Vielzahl vorhandener Schnittstellen möglich
  • Übersichtlichkeit durch einheitliche Grafiken und aufeinander abgestimmte Module
  • Planungsoptimierung und Fehlerminimierung aufgrund einheitlicher Prozesse und “kommunizierender” Module
  • gemeinsames und flexibles Arbeiten aufgrund entsprechendem Aufbau der Software möglich
  • mobiler und dezentraler Zugriff aufgrund webbasierten Lösungen
  • schneller und unkomplizierter Support durch erfahrene und geschulte Mitarbeiter
  • keine Anschaffung neuer Hardware (Computer, Laptops, Drucker) nötig
  • keine IT-Kenntnisse notwendig
  • keine zusätzliches Personal notwendig
  • Mitarbeiterzufriedenheit durch schnelles, effektives, übersichtliches und zeitgemäßes Arbeiten, sowie kompetente und kurzweilige Schulungen
wissensmanagement
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Schnittstellen? Kein Problem.

Zum Thema Digitalisierung gehört die Herausforderung, auf bestehende Systeme zugreifen zu können, um Doppelarbeit zu vermeiden und Daten für Auswertungen und Berichte bündeln zu können. 

Wir sehen uns als Spezialist für die Schnittstellenprogrammierung und prüfen gern mit Ihnen die Anbindung Ihrer bestehenden Systeme und Projekte.

Zahlreiche Schnittstellen zu gängigen Systemen sind bereits in unsere Module integriert, wie z.B. DATEV, Outlook und diverse Telefonanlagen.

Schulung und Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern

Die Digitalisierung von Verwaltungen und sozialen bzw. staatlichen Trägern verändert Aufgaben, Arbeitsweisen und Prozesse. Einher geht diese Transformation mit Veränderungen für Mitarbeiter, Führungskräfte und Entscheidungsträgern gleichermaßen. Die Gebietskörperschaft als verantwortungsvoller, sozialer und umsichtiger Arbeitgeber sollte alle Beteiligten durch adäquate Aus- und Weiterbildung sowie Qualifikationen bei diesen Veränderungsprozessen unterstützen, um sowohl die Einführung als auch die Weiterentwicklung des digitalen Arbeitsumfeldes erfolgreich und in einem Klima der Zufriedenheit zu gewährleisten. 

„Es geht nicht nur darum, Leistungen mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechnologien effizienter und kundenorientierter zu erbringen. Vielmehr werden die bisherigen Geschäftsmodelle der Verwaltungen zu hinterfragen sein, mit dem Ziel, Leistungen transparenter, offener und vernetzter zu erbringen. Dieser Umbruch (disruption) zu einer digitalen Verwaltung als dritte Verwaltungsreform der Moderne umfasst gleichsam alle föderalen Staatsebenen, erfolgt in Zusammenarbeit mit der Gesellschaft sowie der Wirtschaft und verändert Verwaltungen auf strategischer, organisatorischer und kultureller Ebene von Grund auf.“

ZHAW School of Management and Law (Hrsg.), in Verwaltung Eine Studie des Institutes für Verwaltungs-Management (IVM) und KPMG Schweiz Caroline Brüesch, Alexander Mertes, Martina Flick Witzig, Marc-André Giger, Markus Steinbrecher, S. 2.

Folgende Aspekte und Fragen umfasst unser Angebot für Sie

  • Wie ist der aktuelle Stand der Digitalisierung in der Verwaltung bzw. des Trägers?
  • Welche Auswirkungen hat die Digitalisierung auf die Leistungserbringung?
  • Wer und was sind Treiber und Hemmnisse bei der Umsetzung des Projektes?
  • Welche Erkenntnisse können für die Transformation zu einer digitalen Arbeitsweise aus der Privatwirtschaft gewonnen werden?
  • Wobei kann die WMS fachlich und softwareseitig unterstützen?
  • Welche Art von neuer, positiver Fehler- und Feedbackkultur wird für die Umsetzung digitaler Projekte als Rahmen für die handelnden Akteure und Entscheidungsträger benötigt?
  • Wie kann auch im öffentlichen Sektor eine Start-up-Kultur mit “Just do it”-Mentalität, welche oft für kurze Entwicklungszyklen steht, im Einklang mit der top-down-organisierten Hierarchie einer Verwaltung organisiert und etabliert werden?

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